Quanto deve durare una riunione? E’ un momento utile per l’azienda o un inutile perdita di tempo? A tutti è capitato di partecipare ma ne è valsa la pena?

C’è un modo molto semplice per vedere se un’azienda sta effettivamente realizzando un business o se è in difficoltà. Basterebbe vedere come si svolge una riunione. Non soltanto in merito ai contenuti, ma nelle modalità e nelle tempistiche.
Ci sono due correnti di pensiero nell’immaginario collettivo. La prima è rappresentata dai fautori delle riunioni a prescindere. Fosse per loro, si potrebbe mettere in calendario una riunione al giorno e non ci devono essere limitazioni. “Ne discutiamo finché è necessario”.
Dall’altra coloro che le considerano una drammatica perdita di tempo. Per questi ultimi la frase cult è: “Le ore trascorse in riunione potrebbero usate per lavorare veramente”.
Come spesso, la verità sta nel mezzo. Di sicuro la gestione del tempo di un’azienda si misura anche dal modo in cui si svolgono le riunioni.

 

Gestione del tempo : i cinque segreti per la riunione ideale

1. Brevità. Jeff Bezos, CEO di Amazon, ricorda che “la riunione ideale deve durare il tempo di due pizze”. Insomma, superato questa soglia, gli effetti sono controproducenti.
La gestione del tempo non accetta le chiacchiere inutili. Mettere dei limiti significa impegnare tutti a non perdersi in interventi fiume o nello spostare nel personale la discussione. Essere esaurienti non significa essere prolissi. Sintesi non è sinonimo di superficialità. Dobbiamo anche impegnarci a fare interventi agili ricordandoci che la soglia di attenzione degli altri non è infinita.

2. Ordine del giorno. Avere un ordine del giorno permette di mantenere chiaro l’obiettivo e di condividerlo tempestivamente con tutti i partecipanti. Anche in questo caso, bisogna fare una distinzione. L’ordine del giorno deve avere pochi punti ma importanti. Altrimenti la dicitura “varie ed eventuali” diventa dominante. E non è mai un bel segno.

3. Interattività. Una riunione non può essere un one man show in cui un solo interprete parla senza soluzione di continuità con gli altri relegati al ruolo di spettatori. La riunione serve per risolvere criticità, ribadire i passi successivi, verificare tutti i punti di vista. Lasciare spazio significa aumentare l’attenzione e, di conseguenza, la produttività.
Fondamentale è la condivisione: se ciò che viene deciso è chiaro e interiorizzato, il lavoro successivo sarà più facile per tutti. Altrimenti si avranno malintesi: “Non avevo capito”, “non pensavo fosse urgente” ecc.

4. Non perdersi in dispute personali. A volte le riunioni partono bene…e finiscolo male. Si inizia con un puntuale confronto sugli ultimi dati dell’attività e si chiude in litigi per questioni personali. Ricordarsi che una riunione non è una sfida per vedere chi è più bravo ma un’occasione di crescita dell’azienda. Il fine collettivo ha la priorità.

5. Pausa “strategica”. Abbiamo detto che la riunione dovrebbe essere moderatamente breve. Ma nei casi in cui è prevista una lunghezza maggiore, bisogna saper usare bene anche la pausa. Il break può aiutare a rendere meno stressante il confronto e a dipanare eventuali tensioni. Ma nell’ottica della gestione del tempo , anche questa deve essere regolamentate con un numero massimo di minuti consentito.

Insomma, la riunione è fondamentale nella gestione del tempo che rimane la risorsa ppiù importante per ogni attività. Ecco perché è utile che l’organizzazione e la pianificazione siano puntuali anche per questo snodo. Una riunione breve ma ben coordinata avrà un impatto positivo e immediato sull’azienda. Una riunione non strutturata si rivelerà un boomerang. Darà ai partecipanti una sensazione di improvvisazione e no comporterà alcun vantaggio concreto nè individuale nè collettivo.

Come si organizza la riunione perfetta? La gestione del tempo è fondamentale. E ricordati la regola delle due pizze