Qual è la gara di atletica più estenuante? I 50 km di marcia. “Beh..vedila così. Sai fare un passo? Sì? Quando ne hai fatto 47.500 sei arrivato. Se finisci in 3 ore e quaranta minuti, hai vinto”

Questo breve aneddoto sulla marcia ci può essere utile per capire come migliorare la nostra gestione del tempo. Ovviamente, sembra una semplificazione banale di un’attività estremamente dispendiosa ma la logica è riutilizzabile.
Tuttavia, prima di analizzare il segreto di questo modo di pensare, cerchiamo di vedere con un esempio l’errore tipico che commettiamo nella gestione del tempo.

Lo studente universitario

Immaginiamo uno studente universitario che debba affrontare uno degli esami più impegnativi del suo corso di laurea. Diligentemente ha deciso di suddividere le fasi dello studio, magari secondo questo schema.
1. Iscriversi online all’appello della prossima sessione.
2. Comprare un quaderno per le annotazioni.
3. Chiedere agli altri studenti che hanno già affrontato l’esame quali sono le domande più ricorrenti.
4. Studiare.
5. Ripassare.
Cosa c’è di sbagliato in questo programma? In fondo sono tutte azioni logiche che mirano al raggiungimento dell’obiettivo.
Ma sono azioni non omogenee.

Non hanno la stessa difficoltà e soprattutto non richiedono lo stesso tempo. Cosa succederà probabilmente? Lo studente sbrigherà velocemente le prime tre azioni e penserà di essere già a buon punto. In fondo ha completato tre passi su cinque del suo programma (addiritturail 60%!). Peccato che il punto 4 sia infinitamente più impegnativo e che senza averlo completato non si possa passare al punto 5. Nello stilare il programma dobbiamo suddividere i vari passi in modo che siano rapportabili. Se un’azione è particolarmente lunga, va ripartita in singole attività più snelle. Per esempio, l’azione “studiare” andrebbe esplicitata in più punti (studio dei primi capitoli del manuale, esercitazioni pratiche, analisi degli appunti presi a lezione ecc.)

Trasforma ciò che hai da fare in azioni più semplici e tienine traccia.

Gestione del tempo: cosa ci insegnava il racconto sul marciatore?

Un’azione per quanto complessa può essere trasformata in moduli di azioni più semplici. Persino naturali come fare un passo. Ma non si deve perdere l’obiettivo finale (47.500 passi sono un numero che parla da solo) e bisogna temporizzare l’attività (indicando quanto tempo stabiliamo per il suo completamento).

Come ti raccontavo in questo articolo, devi imparare a cronometrarti.
Ecco perchè quando ci sediamo alla scrivania del nostro ufficio o apriamo il nostro negozio, non è sufficiente appuntare in due minuti  alla rinfusa tutte le attività da fare in una lista. Certo che quando sbarriamo un’attività che abbiamo completato, ci sentiamo sollevati. Tuttavia, quella lista ha un senso soltanto se è stata preparata inserendo soltanto attività omogenee. Solo in quel caso, possiamo avere un quadro preciso della situazione. Sapere di aver svolto 12 delle 15 azioni previste sulla tabella mi serve a poco se le ultime tre sono drammaticamente più pesanti delle altre.

Gestione del tempo: due strade per ottenere lo stesso risultato

Proviamo a vedere due approcci ugualmente validi per compilare una lista delle azioni da fare. Il primo segue il principio delle priorità. Stabilisco immediatamente i compiti più urgenti e mi impegno a completarli nella giornata. Se avanzerà tempo provvederò alle altre attività.
Il secondo metodo è quello di definire tanti moduli di durata breve. Avrò da completare una lista apparentemente molto lunga ma in realtà risparmierò sul tempo  di ogni singola mansione. Soprattutto se avrò cura di non essere superficiale al momento della pianificazione. Torniamo all’esempio iniziale. Se lo studente sa che gli ultimi tre capitoli del testo d’esame sono decisamente i più impegnativi del manuale, dovrà dedicare ad essi una porzione di tempo più ampia. Certo, non sempre è possibile quantificare esattamente i minuti necessari a svolgere un compito, ma anche questa è un’abilità che possiamo e dobbiamo esercitare. Quando non siamo riusciti a svolgere un lavoro nelle tempistiche ipotizzate, annotiamo se questo è dovuto a un errore di valutazione iniziale, a un imprevisto o a un po’ di pigrizia (magari quella giornata eravamo stanchi e siamo stati più lenti a completare quella attività).

Gestione del tempo : basta fare un passo alla volta. Se è quello giusto.