Non fare domani quel che potresti fare oggi. Così recita il proverbio, ma sarà vero? La gestione del tempo è altro…

Nei precedenti articoli sulla gestione del tempo , abbiamo illustrato l’importanza di saper individuare le giuste priorità. I verbi chiave per non essere sovrastati dalle incombenze sono tre: rifiutare, delegare e rinviare.
Ora cercheremo di mostrare quando e come si deve rinviare per migliorare la gestione del tempo sia nella vita privata sia in quella professionale. Cominciamo da un esempio pratico che tutti conosciamo.

Come vengono assistiti i pazienti che si presentano in un pronto soccorso? Ovviamente c’è una fila ma questa non segue le stesse modalità che si ritrovano in un supermercato o in un centro commerciale. Il momento d’arrivo conta ma non è l’elemento determinante. Ad ogni paziente si attribuisce un codice (da rosso per i casi più gravi a bianco per quelli più leggeri) che determina la priorità con cui riceveranno trattamenti.

Al di là dei tipi più litigiosi, nessuno trova nulla da obiettare a questo modello gestionale. Appare del tutto evidente che, a prescindere da chi sia sopraggiunto prima in pronto soccorso, una persona che sia in pericolo di vita abbia la precedenza su chi debba ricevere una semplice fasciatura per una caviglia slogata.
Perché nella vita di tutti i giorni, fatichiamo a usare la stessa strategia nella gestione del tempo ?

Gestione del tempo : perché è così difficile rinviare

Gestione del tempo : gli errori che non ti fanno rinviare ciò che potresti rimandare

Il primo problema è legato all’incapacità di individuare le priorità. Se tutto mi sembra parimenti importante , darò la precedenza che mi è arrivata prima. Tuttavia, nella pratica è del tutto improbabile che ogni mansione abbia esattamente lo stesso peso. Molto spesso gli imprenditori o i titolari di un’attività sorvolano sul problema. Non si chiedono se qualcosa è importante, ma si limitano ad eseguire il compito.

Analogamente i commerciali meno esperti non sanno gestire al meglio il proprio tempo e dedicano gli stessi minuti a clienti improduttivi e a quelli potenzialmente preziosi. Ecco perchè ancora prima di mettersi all’opera bisogna saper fermarsi e scegliere l’ordine delle attività giornaliere da svolgere in base al loro effettivo valore.

Ovviamente, ci possono essere errori di valutazione (qualcosa che ci appariva superfluo può riverlarsi importante e viceversa) ma rinunciare del tutto a questa operazione è ben più pericoloso.
Il secondo freno alla nostra capacità di rinviare ciò che potrebbe essere rimandato è legato alla nostra educazione. Proviamo a spiegarci meglio con un esempio della scuola.Proprio tra i banchi ci hanno detto che va rispettata la fila e che, per stabilire chi ha diritto di parola, si controlla chi per primo ha alzato la mano per chiedere di intervenire.

Nel mondo scolastico nessuno mette in discussione questo sistema. Tuttavia, nel mondo del business bisogna avere il coraggio di prendere decisioni. Se un collaboratore o un cliente mi ha fatto una richiesta legittima ma che ha meno importanza rispetto a una richiesta fatta da altri successivamente, dovrò necessariamente saper rinviare la prima incombenza.

Qualcuno obietterà che questa linea può generare incomprensioni o malumori. Magari un collaboratore ci rimarrà male pensando di essere stato relegato in secondo piano. In realtà, noi avremo la possibilità al momento opportuno di spiegare con trasparenza la nostra decisione.

Gestione del tempo : come spiegare perché si rinvia

Illustreremo come il nostro dovere sia di perseguire il fine collettivo stabilendo le priorità in base al valore delle singole azioni. Il nostro collaboratore capirà di non essere stato penalizzato per ragioni personali e proseguirà senza rancori. In caso contrario, siamo noi a doverci domandare se abbiamo davvero bisogno di un collaboratore più preoccupato di soddisfare il proprio ego che di capire le necessità della realtà in cui lavora.

Gestione del tempo : rinviare non significa oziare. Ma sai farlo nel modo giusto?