Non c’è nulla di male a voler essere buoni. Ma saper dire di no al momento giusto è una qualità fondamentale per chiunque voglia avere successo nel lavoro e più libertà nella vita privata.

La gestione del tempo è facile sul lato teorico, ma diventa un’arte quando vogliamo applicarla alla realtà. Chiunque di noi ci è passato e si è trovato a lamentarsi avendo la sensazione di essere in costante affanno nell’inseguire tutte le difficoltà.
Ma qual è la principale difficoltà che ci impedisce di seguire i nostri piani? L’emotività. Spieghiamo meglio. Uno dei principali problemi consiste nell’incapacità di smarcarsi da compiti che non comportano reali vantaggi. Anziché essere padroni del nostro tempo finiamo col ricorrere incombenze stabilite da altri. La sensazione finale è di battersi e sbattersi per tutti senza avere neppure la meritata ricompensa.

Come mai cadiamo in questa trappola?Quando ci troviamo a rispondere alle richieste d’altri, la paura di essere scortesi ostacola l’obiettività dell’analisi. Chi ha dei figli ha perfettamente chiato quanto sia difficile negare qualcosa ai propri bambini e, infatti, la negoziazione familiare rimane la più complessa.
Ma anche nella vita professionale non mancano gli esempi. Chi si trova a dover decidere, spesso teme di perdere di consenso rispondendo negativamente alla richiesta di un collaboratore o dipendente. O anche di sembrare irraggiungibile agli occhi di un cliente.

Il risultato? Ci si sovraccarica di impegni e attività superflue sballando completamente la gestione del tempo. Ci dimentichiamo delle priorità e perdiamo ore o giornate per impegni di cui avremmo comunque voluto fare a meno. E guardando dall’alto l’intero percorso, ci rendiamo conto che non avendo fatto l’interesse della nostra attività, non abbiamo neppure reso un vero servizio a collaboratori o clienti che credevamo di accontentare.

Gestione del tempo : come dire di no

Abbiamo capito che dire di no molte volte non è soltanto un’opzione a nostra disposizione ma anche una necessità. I modi, però, fanno la differenza. Ci viene in aiuto un famoso esempio portato dall’allenatore di pallavolo Julio Velasco. Il tecnico raccontava che una volta un suo giocatore gli aveva chiesto un permesso per non partecipare ad un allenamento. Essendo un periodo piuttosto leggero,accontentò il giocatore. A distanza di molto tempo, un compagno di squadra fece una richiesta simile. Velasco rifiuto perché era un momento particolarmente importante nel corso della stagione.
Il coach ricorda come la sua decisione fosse giusta. Ma in quel frangente si dimenticò di spiegare al giocatore il perché di quella scelta. E così il pallavolista si sentì vittima di disparità di trattamento di fronte al compagno. Velasco sottolinea come a un leader non basti essere equo ma come debba anche sembrare equo al di là di ogni dubbio.

Dire di no è fondamentale per la gestione del tempo a patto che teniamo a mente che il tempo necessario per spiegare il rifiuto non è sprecato.
Fornire una ragione significa rimanere aperti al confronto senza nulla togliere al nostro potere decisionale. Abbiamo bisogno di quel collaboratore o di quel cliente più avanti. Anche in termini di economia della gestione del tempo , non possiamo permetterci di perdere un elemento del nostro team. Spiegare che il no serve a un fine collettivo non deteriora i rapporti personali. Quindi, se decliniamo una proposta di un collaboratore non è per pigrizia. Non ci rifiutiamo di fare qualcosa perché preferiamo oziare ma perché quel tempo possiamo svolgerlo in un’attività più produttiva.

E se un nostro collaboratore fa un muso lungo, avremo il tempo per ricucire a patto di essere consapevoli di aver agito nell’interesse generale. Così come un grande allenatore impara a gestire i mugugni dei propri giocatori per arrivare all’obiettivo finale, noi possiamo migliorare la gestione del tempo per vedere crescere la nostra azienda. In fondo il tempo vola ma noi siamo i piloti. E fare viaggi a vuoto, non possiamo permettercelo.