Tre consigli per consultare la mail :tre piccoli passi per scoprire come gestire il tempo in ufficio al meglio

Ormai non possiamo più fare a meno di controllare la mail: tuttavia, farlo nel modo sbagliato può rendere meno efficiente il nostro lavoro.

Soprattutto se si è consultatori “compulsivi” si rischia di distrarsi dall’attività che si sta svolgendo e di perdere complessivamente troppo tempo (se “sommiamo” tutte le pause per controllare la mail, ci accorgiamo di quante altre cose avremmo potuto fare).

La mail è uno strumento fondamentale ma siamo noi a dovercene servire: se trascorriamo le giornate controllando e ricontrollando senza sosta la presenza di notifiche o nuovi messaggi, finiamo per diventare inefficienti.

Ci sono tre piccole regole che possiamo seguire fin da subito e che ci aiuteranno a completare questa operazione nel modo più efficace:

Sai come gestire la tua mail?

– Stabilire momenti precisi all’interno della giornata in cui guardare la mail.

Per esempio, possiamo decidere che la consultazione mail va fatta al mattino poco dopo l’arrivo in ufficio, al ritorno dalla pausa pranzo e un’ora prima di staccare.

Ci possono essere variazioni in base alle esigenze personali, ma è fondamentale che si consulti la mail soltanto negli spazi prefissati. Facendo così, saremo comunque in grado di rispondere in tempi brevi a chiunque ci abbia contattati e, quindi, non dobbiamo temere di infastidire l’interlocutore.

– Non usare app.

Apparentemente le app che forniscono notifiche fanno guadagnare tempo ma in realtà si finisce per controllare ancora più spasmodicamente il telefono.

Anziché semplificarci la gestione delle comunicazione, finiamo per complicarcela.

Perché allora doversi caricare dell’ansia di verificare troppe volte l’arrivo di un nuovo messaggio?

– Conta il numero di mail non lette.

Se hai più di 100 mail non lette significa che non riesci a mettere ordine nella tua posta elettronica.

Magari compulsivamente controlli continuamente l’arrivo di nuovi messaggi, ma poi non elimini i superflui e sei anche troppo pigro per cancellarti dalle newsletter che non ti interessano più.

Altra parola chiave è selezionare. Chiunque voglia sapere come gestire il tempo al meglio, non può non far riferimento alla matrice di Covey con i quattro quadranti determinati dagli assi Urgente-Importante (e Non Importante-Non Urgente).

Anche nella lettura delle mail, dobbiamo ricordarci di questi principi perché anche i tempi di risposta devono variare.

Non ci vorrete mica far credere che tutti i messaggi che riceviamo esigono una risposta immediata?

E, invece, troppi liberi professionisti e imprenditori si affrettano a replicare interrompendo l’attività che stavano svolgendo non selezionando in base alla priorità strategica ma all’istinto del momento.

Altrettanto importanza è non far intasare la propria mail con newsletter di cui possiamo fare a meno: non soltanto fatichiamo maggiormente a ritrovare i messaggi importanti ma ci distraiamo per comunicazioni promozionali inutili.

Chiarisci i passaggi da seguire per controllare al meglio la tua mail

Replichiamo quindi i passi da fare:

Aprire la mail soltanto in pochi momenti già definiti durante la giornata;

Dedicare un paio di minuti alla scelta delle mail a cui replicare subito rimandando o scartando quelle che non rispondono a bisogni strategici.

Ripulire la propria mail da tutte le newsletter e gli interlocutori troppo pressanti che inondano la casella di posta elettronica con messaggi superflui.

Un altro segreto è quello di imparare a delegare.

Non tutte le comunicazioni aziendali possono o devono passare direttamente dal titolare.

Soprattutto per alcune funzioni, è conveniente delegare ai collaboratori che si sentono responsabilizzati alleggerendo di lavoro anche l’imprenditore che può concentrarsi solo su ciò che è espressamente di sua competenza.

Il voler fare tutto può sembrare uno slancio di generosità ma le conseguenze sono negative sia dal punto di vista individuale sia da quello collettivo.

Sai consultare la mail nel  modo giusto? Alcuni segreti da poter applicare subito per chi vuole scoprire come gestire il tempo professionale al meglio.