Sai come gestire il tempo a lavoro? Distingui lo spreco di tempo dalle priorità?

Decine di pratiche tutti i giorni finiscono per affollare le scrivanie e i desktop dei computer di tutti gli uffici.

Cosa bisogna fare per limitare questo problema?

La chiave per gestire al meglio il tempo di lavoro in ufficio è organizzare la propria giornata seguendo uno schema di priorità, dividendo i compiti in base ad un ordine ben preciso:

  • I compiti facili da portare a termine

  • I compiti che bisogna programmare

Quali sono gli errori più frequenti che commetti quando cerchi di gestire il tempo a lavoro?

Hai mai lasciato in sospeso compiti solo perché ti sembravano complessi o molto lunghi da portare a termine?

Se la tua risposta è no puoi leggere questo articolo in serenità.

Se la tua risposta è , come immagino, hai bisogno di dedicare del tempo alla programmazione della tua giornata.

Inizia da una semplice domanda guida: “quali sono i compiti che posso portare a termine oggi?”

Nulla è lasciato al caso, conoscendo questi due parametri fondamentali, la risposta sarà sicuramente più immediata.

Ti stai chiedendo quali siano questi due parametri?

Eccoti accontentato:

  • Facilità: la combinazione tra tempo ed energia che dobbiamo dedicare ad un compito;
  • Aspettative: la combinazione tra complessità del compito, la sua scadenza e l’eventuale coinvolgimento di altre persone.

Nell’analisi della tua giornata lavorativa è necessario, per gestire il tempo di lavoro, capire quante persone dello staff siano coinvolte nel tuo lavoro. Sicuramente ti condizioneranno le tempistiche dei tuoi collaboratori e collaboratrici, modificando le tue previsioni.

Per gestire meglio il tempo al lavoro, può essere necessario applicare questa matrice per dividere i tuoi compiti.

Ecco uno strumento da poter applicare subito per gestire il tempo di lavoro in ufficio con semplicità

 

La Matrice Facilità – Aspettative per gestire il tempo al lavoro

 

Quanto tempo hai perso sui social o prendendo un caffè in più lasciando il tuo lavoro in sospeso?

La distrazione è un momento che fa parte della giornata di tutti, ma perché ti distrai?

Quando ti trovi a svolgere compiti facili le tue aspettative possono abbassarsi ed è possibile che la tua attenzione cali durante l’esecuzione.

Il segreto è avere consapevolezza di ciò che stai facendo, suddividendo i tuoi compiti con priorità ben precise, soprattutto se devi misurarti con compiti complessi che rischiano di parcheggiarsi incompiuti sulla tua scrivania.

Dividi il lavoro e concentrati sulle priorità per migliorare la tua efficienza.

 

È possibile applicare una semplice strategia per evitare le distrazioni

Quattro semplici trucchi per gestire il tempo a lavoro

Riconoscere la Stanchezza

Quando è davvero stanchezza?

Ad un certo punto della giornata provi stanchezza e hai voglia di fare una pausa, bere un caffè, controllare le ultime foto sulla home di Instagram, o comunque ti basterebbe solo distogliere gli occhi dal tuo lavoro, ormai diventato noioso.

È vera stanchezza? Ti bastano 10 minuti di pausa?

È facile da scoprire.

Adesso che hai fatto la tua meritata pausa e hai ricominciato a lavorare, ti distrai ancora con facilità? Se fai fatica a concentrarti, la tua non era realmente stanchezza ma qualcosa di più.

Spesso la distrazione è l’arma che utilizziamo per mascherare una paura di fondo e un’insicurezza che riguarda ciò che stiamo facendo.

Non preoccuparti, c’è una soluzione!

Dividi il tuo lavoro in step.

Portare a termine uno step per volta ti aiuterà a non distrarti e inizierai a gestire meglio il tempo a lavoro.

Dispersività

Sicuramente è capitato anche a te di lasciare un lavoro a metà perché qualcuno ti chiama, perché ti suona il telefono o perché devi necessariamente rispondere a un messaggio su WhatsApp.

Tutte queste distrazioni aumentano la dispersività del tuo lavoro, ma anche per questo ho una soluzione per te: definisci subito le tue urgenze e non perdere la concentrazione dietro alle urgenze degli altri, potresti perdere la sicurezza nel tuo compito e non essere più produttivo.

Eccessiva sicurezza

Il terzo ostacolo è l’eccessiva sicurezza in quello che fai. Ormai hai capito che è necessario programmare attentamente la tua giornata, ma se lo facessi con eccessiva sicurezza?

Questo potrebbe alterare tutta la programmazione e modificare la gestione del tuo tempo al lavoro.

Definire il ritmo di lavoro è molto importante però l’eccessiva sicurezza potrebbe portarti a programmare tempistiche eccessivamente ridotte che non sarai in grado di rispettare.

Disordine

Quanto fai attenzione a tenere pulita e ordinata la tua scrivania? Adesso alziamo il grado di difficoltà: e il tuo Desktop?

A metà giornata ti ritrovi sempre pieno di post it o con il desktop invaso da icone e file. Prendi una pausa e metti un po’ in ordine.

È importante mantenere ordinata la propria postazione di lavoro, che sia tradizionale o digitale. Il disordine crea distrazione e potrebbe dilatare il tempo di esecuzione dei tuoi compiti.

Prova subito a mettere in pratica questo semplice metodo. Quando riuscirai ad avere in mano la tua giornata e terrai sotto controllo la distrazione, potrai organizzare i tuoi impegni sperimentando altri trucchi per gestire il tempo a lavoro, ad esempio cimentandoti con la stesura della Matrice di Covey.